Angebote in Stunden statt Tagen: Wie KI-Agenten den Vertrieb entlasten

Angebote schneller erstellen mit einem KI-Agenten

Wer im Vertrieb schon einmal ein gutes Angebot geschrieben hat, kennt den eigentlichen Aufwand. Es ist nicht das Formulieren. Es ist die Sucherei davor.

Was wurde mit dem Kunden besprochen, und in welchem der drei Telefonate? Welche Notiz steht noch in HubSpot, welche nur im Kopf des Kollegen, der gerade zwei Wochen auf Mallorca liegt? Welche Leistungsbausteine passen hier, und was hat ein vergleichbarer Kunde vor einem Jahr für so etwas bezahlt? Die Antworten liegen verstreut. Im Kundensystem, in alten Angeboten als PDF auf irgendeinem Laufwerk, in Support-Tickets. Bis daraus ein sauberer Entwurf wird, ist im Vertrieb leicht ein halber Tag weg. Und der Kunde wartet die ganze Zeit.

Der Teil, den eine Maschine übernehmen kann

Diese Sucharbeit ist gut umgrenzt. Es geht darum, an verschiedenen Stellen nachzuschauen, das Passende herauszuziehen und es zusammenzustellen. Genau das lässt sich an einen Agenten abgeben, wenn er an den richtigen Stellen angedockt ist.

Konkret heißt das: Zugriff auf das Kundensystem (HubSpot, Salesforce oder was auch immer im Haus läuft), auf die Warenwirtschaft, auf den Leistungskatalog und auf das Archiv der alten Angebote. Mit diesen vier Anbindungen kann der Agent die Kundenhistorie lesen, die passenden Leistungsbausteine ziehen und vergleichbare frühere Angebote heranholen. Daraus baut er einen Entwurf.

In dem Entwurf steht die Leistungsbeschreibung, stehen die Annahmen, auf denen sie beruht, die Preise, die optionalen Positionen und am Ende eine Liste der Fragen, die noch offen sind. Letzteres halte ich für den unterschätzten Teil. Ein Entwurf, der ehrlich markiert, wo er sich nicht sicher ist, ist mehr wert als einer, der eine glatte Oberfläche vortäuscht.

Warum der Vertrieb trotzdem nicht verschwindet

Ein fertiges Angebot ist das noch nicht, und das ist auch nicht das Ziel. Der Vertrieb prüft die Annahmen, schärft die einzelnen Positionen nach und entscheidet über den Preis. Über den Preis entscheidet er ohnehin selbst, das nimmt ihm der Agent nicht ab und soll es auch nicht.

Was sich verschiebt, ist die Verteilung der Zeit. Vorher ging der halbe Tag für das Zusammensuchen drauf, und für die eigentlichen Entscheidungen blieb der Rest. Jetzt ist die Vorarbeit erledigt, wenn der Mensch sich an den Entwurf setzt. Seine Zeit fließt in die Frage, ob der Preis stimmt und ob die Positionen zum Kunden passen, und in das Gespräch selbst. Das ist der Teil, der ohnehin nicht delegierbar ist.

Die technische Seite, kurz eingeordnet

Spektakulär ist daran wenig, und das ist eher ein gutes Zeichen. Der Agent ruft strukturierte Daten aus Systemen ab, die sowieso schon eine API haben, und er sucht in einem Bestand alter Dokumente. Die Anbindung an HubSpot oder Salesforce ist Standardarbeit. Der Leistungskatalog liegt meist als Liste vor, die man durchsuchbar machen kann. Beim Archiv der alten Angebote wird es etwas eigener, weil die oft als PDF ohne saubere Struktur herumliegen, aber auch das ist lösbar.

Der heikle Punkt liegt woanders. Ein Agent, der Preise aus alten Angeboten zieht, kann sich an einem Sonderfall orientieren, der damals aus Gründen vergeben wurde, die nirgends dokumentiert sind. Deshalb soll er den Preis vorschlagen und begründen, nicht setzen. Wenn der Entwurf dazuschreibt, woher ein Preis kommt (aus welchem früheren Angebot, mit welchen Annahmen), kann der Vertrieb das in Sekunden bewerten, statt blind zu vertrauen. Die Begründung ist wichtiger als die Zahl.

Was sich praktisch ändert

Das Angebot geht am selben Tag raus statt am nächsten. Das allein rechtfertigt den Aufwand in vielen Fällen schon, weil ein schnelles Angebot bei einem warmen Kontakt mehr wert ist als ein perfektes drei Tage später.

Der zweite Effekt ist unspektakulärer und auf Dauer vielleicht wichtiger: Es fehlt seltener eine Position, nur weil sie im Archiv übersehen wurde. Der Agent schaut konsequent in den alten Angeboten nach, auch in denen, an die sich niemand mehr erinnert. Wo vorher das Wissen eines einzelnen Kollegen die Vollständigkeit bestimmt hat, liegt jetzt eine durchsuchbare Grundlage.

Ein Werkzeug, das die Sucharbeit übernimmt und die Entscheidung beim Menschen lässt, ist meistens das richtige Maß.